Introdução:

O Excel é um software que trabalha com planilhas eletrônicas. Com ele você será capaz de criar tabelas, gráficos, funções e muito mais...Podemos utilizar o Excel para criar páginas na Internet, também. Esse curso vai lhe oferecer os principais conceitos para se trabalhar no Excel.

A Tela do Excel

Assim que se inicia o Excel, será exibida uma planilha com grade de linhas(horizontais) e colunas(verticais), formando as células. Cada célula possui um endereço, que será exibida na caixa de “Nome”.O endereço da célula é sempre identificado pelo título da coluna seguido do título da linha.

Por exemplo: Uma célula que está localizada na coluna A, na linha 2, terá o seu endereço representado da seguinte forma: A2

Esta definição é muito importante, pois todas as fórmulas(cálculos) que faremos no Excel utilizarão os endereços das células.

A tela do Excel contém várias barras de Ferramentas, mas as principais são:

• Barra de Ferramentas Padrão
• Barra de Ferramentas Formatação

As barras de ferramentas Padrão e Formatação são exibidas com botões de fácil acesso e tarefas comuns. Observe abaixo a tela do Excel:

Criando uma nova pasta de trabalho

Para se criar uma pasta em branco, utilizamos a barra de ferramentas padrão, clicando no botão Novo , ou no meu Arquivo, opção Novo...a seguinte tela aparecerá:

Para escolhermos a pasta de trabalho, clicamos na guia Geral e duplo clique no ícone Pasta de Trabalho.

Diferença entre Pasta de Trabalho e Planilha.

Pasta de Trabalho = um arquivo inicialmente com 16 planilhas com limite de até 255 planilhas.

Planilha = Conjunto de linhas, colunas e células em que você armazena e manipula dados da pasta de trabalho. 256 colunas X 16384 linhas

Salvando sua pasta de trabalho

Para salvar sua pasta de trabalho, clique o menu arquivo e clique sobre  a opção  Salvar Como..., escolha um local para gravar e então digite o nome do arquivo, para finalizar clique no botão OK.

Sempre procure ir salvando seus dados, uma vez fornecido o nome do arquivo, não será mais necessário fornecê-lo, apenas clique no botão Salvar  , que o Excel automaticamente atualiza o arquivo.

Abrindo Pastas de Trabalho Existentes

É só clicar sobre o botão Abrir , escolher o local onde a pasta está armazenada (para isso clique na caixa Examinar), escolher o arquivo e clicar no botão Abrir.

Renomeando Planilhas

Antes de começar a digitar a sua planilha, renomeie a planilha Plan1 para o nome que você desejar. Para isso é só clicar com o botão direito sobre o nome da planilha, escolhera opção renomear e digitar o nome. Não esqueça de pressionar ENTER após a digitação. Agora é só começar a preencher as células. Perceba que quando você digita números ele é alinhado automaticamente à direita da célula e os textos à esquerda. Isso é feito automaticamente pelo Excel e se chama Alinhamento Geral

Inserindo nova planilha na pasta de Trabalho

Muitas vezes é necessário que você insira uma nova planilha, para isso, vá para o menu Inserir, opção Planilha perceba que a planilha será inserida a esquerda da plan que você está trabalhando

Excluir planilhas de uma pasta de trabalho

Selecione as planilhas que você deseja excluir. Vá para o Menu Editar, clique sobre Excluir Planilha. Atenção este processo de exclusão não tem volta.

Inserindo Linhas e Colunas em sua planilha

Muitas vezes é necessário inserir linhas ou colunas depois da tabela pronta.

Inserir Linhas, posicione o cursor abaixo da linha a ser inserida, clique no Menu Inserir, opção Linha.

Inserir Colunas, posicione o cursos a direita da coluna a ser inserida, clique no Menu Inserir, opção Coluna.

Se precisar inserir mais de uma linha ou coluna, selecione um número maior de linhas/ colunas antes de usar o menu Inserir.

Usar símbolos especiais nas células

Para digitar alguns símbolos especiais é necessário que você digite o código ANSI no teclado numérico. Para digitar, mantenha pressionada a tecla ALT e digite o número abaixo:

ALT 167 º ALT 166 ª ALT 163 £

Selecionando Dados da Planilha

Com os seus dados digitados você poderá fazer a seleção de uma única célula ou de um intervalo. Para fazer uma seleção Adjacente veja o quadro abaixo:

Para fazer uma seleção Não Adjacente execute as mesmas operações acima e segure a tecla CRTL/

Menu de Atalho

Este comando muitas vezes é utilizado, por exemplo quando uma célula ou intervalo é selecionado, o menu de atalho exibe comandos que permitem recortar, copiar, excluir, inserir ou formatar dados. Para isso clique no botão direito do mouse para exibir o menu de atalho.

Inserindo dados através de Listas

No Excel existe uma forma de inserir dados automaticamente é necessário que você digite uma seqüência. Esta seqüência pode ser: números, datas, meses, etc.

Existe uma seqüência pré- definida, mas você pode criar uma seqüência personalizada, para isso entre no Menu Ferramentas , escolha Opção , clique em Listas , digite as informações e clique no botão Adicionar.

Usando fórmulas para fazer cálculos

Para se criar uma fórmula em uma célula é necessário que você saiba os endereços das células e também iniciar a fórmula com o sinal de = . Os operadores a serem usados são:

* multiplicação + soma ^ exponenciação / divisão - subtração

Por exemplo, se quiser somar o valor da célula = C1+ C2+ C3, ele irá totalizar o valor destas três células. Mas existe a Função AutoSoma , que fará esta totalização automática, para isso basta selecionar as células envolvidas na operação e clicar o botão de Autosoma.

A soma das células selecionadas aparecem no canto inferior direito da janela, antes mesmo de você clicar o botão do Autosoma.

Valor Absoluto

Podemos copiar as fórmulas arrastando a alça de preenchimento por entre as colunas ou linhas. Quando estou arrastando nas linhas fica fixo a coluna, e arrastando por entre as colunas fica fixo a linha dentro da fórmula.

Para ficar fixo linha e/ ou coluna no movimento do mouse, devemos colocar o $. Por exemplo =A5 * B7 para fixar o A5 use = $A$ 5 * B7

Usando o Assistente de Funções

As funções pré-definidas no Excel efetuam cálculos rapidamente, facilitando as digitações de fórmulas. Os valores em que uma função efetua as operações são chamados de argumentos. Os valores retornados pelas funções são chamados de resultados. A seqüência de caracteres usada em uma função é chamada de sintaxe. A sintaxe de uma fórmula começa com um sinal de igual (=) e é seguida por uma combinação de valores e operadores.

Para utilizar as funções de Excel, basta clicar no botão do Assistente de Função, na Barra de Ferramentas Padrão e escolher a função mais apropriada. Existe uma grande variedade de funções disponíveis para facilitar a sua tarefa do dia a dia.

As funções mais utilizadas, podem ser subdivididas em:

• · Funções Matemáticas
• · Funções Estatísticas
• · Funções Data/ Hora
• · Funções Lógicas
• · Funções de Busca

Limpar ou excluir células

Para excluir ou limpar células, vá para o Menu Editar e escolha a opção desejada.

Quando você exclui células, elas são removidas da planilha e as células adjacentes movem- se para preencher o espaço.

Quando limpa células, você remove o conteúdo, os formatos ou as notas das células, mas deixa as células vazias na planilha.

Comando Desfazer

Para desfazer uma ação, use ícone desfazer.

Melhorando a aparência da sua planilha

Alinhando dados digitados

Quando você digita textos muitos longos, eles ultrapassam a grade original da planilha e você quer centralizar dentro de várias colunas, por exemplo o título de uma planilha, use para isto o botão de alinhamento “Centralizar colunas selecionadas ” ou então utilize os demais botões para fazer o alinhamento.

Para alinhar verticalmente dentro da célula, use o Menu Formatar , opção Células, escolha guia Alinhamento clique Superior, Centralizado ou Inferior . Para distribuir o texto selecionado dentro da altura da célula, clique sobre Justificado

Formatando a aparência dos dados

Estando pronta a estrutura básica da planilha, precisamos melhorar o visual, destacando os títulos, os totais e colocar bordas nas células ou nas regiões. Para formatar os dados será necessário que você selecione a área a ser formatada. Perceba que existe uma Barra de Ferramentas Formatação, com botões específicos para agilizar o trabalho.

Existe ainda o menu de atalho, para isso clique no botão direito do mouse para ver os comandos de formatação disponíveis No Menu Formatar, opção Células existem mais detalhes sobre a formatação das células, cada guia fornece novas opções. As guias são:

Número: formatos pré-definidos ou personalizado

Alinhamento: horizontal/ vertical e orientação do texto.

Fonte: estilo, tamanho sublinhado, cor e efeitos.

Borda: todos os tipos de borda e os estilos

Padrões: aplica novos padrões de preenchimento para célula

Proteção: trava as células e oculta as fórmulas

Dica : você pode utilizar colunas estreitas para criar um efeito de “recuo” na célula. Utilize linhas superficiais para obter uma flexibilidade de espaçamento semelhante.

Utilizando Autoformatção

Com a Autoformatação você conseguirá um excelente resultado para a apresentação da sua planilha. Para aplicar uma autoformatação, selecione qualquer célula na região atual, vá para o Menu Formatar, opção Autoformatação , selecione o estilo desejado na lista.

Quando você aplica a autoformatação, serão analisadas as regiões atuais da planilha e será aplicada automaticamente a formatação com base na posição dos cabeçalhos, fórmulas e dados.

Reutilizando a formatação personalizada

Com a ferramenta Pincel, você consegue copiar a formatação de uma célula para outra. É necessário, primeiro, que você selecione a célula ou intervalo de células com formatos diferentes e depois aplique a ferramenta pincel.

Usando as ferramentas de Desenho

Com as ferramentas de desenho, você poderá criar efeitos especiais em sua planilha, tais como: linhas com setas, círculos, caixa, caixa de texto que flutuam sobre a planilha. Para formar as ferramentas de desenho disponíveis, clique sobre o botão “desenho ” na Barra de Ferramentas Padrão .

Trabalhando com Gráficos

Criando um Gráfico

Muitas vezes será necessário que você organize os dados de sua planilha em forma de gráfico, para ficar claro e objetivo. Você conseguirá fazer gráficos de barra de coluna, de torta, e até mesmo combinar marcadores diferentes no mesmo gráfico.

Você poderá criar um gráfico incorporado diretamente à planilha ou quando você precisar apenas do gráfico, crie uma folha de gráfico separada. Nos dois casos, os valores do gráfico são atualizados sempre que os dados da planilha de origem são alterados.

Para criar um gráfico, é necessário que você selecione a região da planilha que deseja incluir como dados do seu gráfico. Se você quiser um gráfico em uma folha separada, clique no Menu Inserir , opção Gráfico, em seguida, clique sobre Como Nova Planilha

Para criar um gráfico incorporado à planilha, selecione os dados, clique no botão Auxiliar Gráfico, na barra de Ferramentas Padrão. Arraste para indicar, a região da planilha onde será posicionado o gráfico. Para fazer uma alteração em um gráfico que você criou clique duas vezes sobre o gráfico incorporado; quando ativo, a sua borda fica mais espessa. Neste momento estará ativo também a Barra de Ferramentas do Gráfico

No caso de gráfico incorporado à planilha, selecione os dados a serem inseridos, arraste- os para dentro do gráfico. Se estiver trabalhando com uma folha de gráfico, utilize os comandos Copiar e Colar (menu Editar) para adicionar os dados no gráfico.

OBS : muitas vezes é necessário, que você utilize o comando no Menu Editar, opção Colar Especial.

Tipos de Gráfico

Existem no Excel 14 tipos de gráficos diferentes, você poderá experimentar cada um deles, bastando para isso, ativar o gráfico, e clicar no botão “tipos de Gráfico”

Você poderá utilizar a Autoformatação para alterar rapidamente a aparência de um gráfico. Para aplicar uma Autoformatação, ative o gráfico e clique no Menu Formatar opção Autoformatação.

Nesta fase escolhe por Coluna e/ ou Linha

Nota- se que a simples mudança de linhas por colunas o gráfico ficou totalmente alterado Após o a finalização do Gráfico, podemos alterar na cor, formato, tipo de linhas , títulos, legenda, dados, etc. Podemos alterar também o tipo do gráfico trocando a visualização do mesmo.

Adicionando um gráfico vinculado a outro aplicativo

Quando você adiciona uma gráfico a outro aplicativo, aconselha- se que você vincule o gráfico ao seu texto, ou a sua apresentação. Pois neste caso, todas as vezes que o gráfico for alterado, automaticamente ele será atualizado no documento vinculado.

Para isso, ative o gráfico e clique sobre o botão Copiar-(Menu Editar ), vá para o documento Word e clique sobre o local onde deseja inserir o gráfico. Clique sobre Colar Especial (Menu Editar) e selecione “ Colar Vincular ”

OBS : aconselha- se os arquivos estarem sempre juntos numa pasta de trabalho (diretório) ou no mesmo disquete.

Classificando os Dados e Filtros

Para fazer uma classificação dos seus dados, você poderá fazê-lo por qualquer coluna, basta para isso, clicar em qualquer lugar da célula e, em seguida, clique no Botão de Ferramentas “Classificar em ordem Ascendente”

Auto Filtro

Para visualizar apenas os contatos desejados de uma tabela utilize o AutoFiltro . Para isso digite a sua tabela com todos os títulos das colunas e seus dados. Depois de inserir a lista ative o AutoFiltro , menu Dados , opção Filtro. Será automaticamente colocado em todas as colunas um filtro, para ativar um dos filtros, basta clicar na seta do lado da coluna e ativar a condição desejada.

Para voltar a tabela ao normal ( com todos os dados) clique no filtro e coloque a opção de “ Todos ”.

Quando você utiliza o AutoFiltro , determinados comandos de edição, formatação e impressão funcionam de uma maneira diferente.

Tabela Dinâmica

Muitas vezes o volume dos seus dados pode ser grande demais e você precisa uma maneira de resumir essas informações, para isso existe no Excel a Tabela Dinâmica.

Para criar a tabela Dinâmica é necessário que você ative a célula do início da tabela que você vai gerar, e na barra de menus em Dados , escolha Tabela Dinâmica .

A seguir teremos 4 etapas:

Etapa 1 : Texto explicativo sobre a tabela dinâmica

Etapa 2: o programa sugere a área selecionada

Etapa 3: Crie uma nova tabela escolhendo os campos que serão consolidados: Coluna= depto e Dados= Salário

Etapa 4: Selecione o início da tabela resultado. É aconselhável escolher uma planilha vazia.

Quando alterar algum valor na tabela onde se originou a tabela Dinâmica, verifica-se que a tabela dinâmica não altera automaticamente. Devemos então colocar a célula ativa no início da tabela dinâmica e clicar no botão Atualizar dados

Visualizando e Imprimindo sua Planilha

Quando você precisar imprimir uma planilha, é aconselhável que se utilize o comando Visualizar Impressão, pois ele permite reduzir as ocorrências do procedimento de tentativa/ erro e o desperdício de papel.

Estando na janela de visualizar impressão, clique sobre “ ZOOM ” para obter um modo de exibição mais ampliado, caso não seja necessário alterações clique sobre o botão “ Imprimir ”.

Configuração de Página

Para ajustar o layout da página, clique sobre o botão “Configurar ” No Configurar Página que também está disponível no menu arquivo, você pode definir novas margens, alinhamentos, editar Cabeçalhos e Rodapés, e definir linhas/ colunas que devem aparecer em todas as páginas.